Новый порядок применения ККТ по 54-ФЗ

В 2016 году введена новая редакция федерального закона об онлайн-кассах 54-ФЗ. Теперь кассу необходимо подключить к интернету и вместо контрольной ленты (ЭКЛЗ) установить фискальный накопитель.

Закон принят, чтобы предпринимателям облегчить работу с ККТ, уменьшить бумажную нагрузку ФНС, упростить контроль за нарушениями и ведением торговли.

Новые термины

Онлайн-касса – устройство со встроенным накопителем, который хранит, кодирует и подписывает фискальным признаком сведения о платеже. Затем переводит платежное сообщение оператору фискальных данных.

Фискальный признак данных (ФПД) – это шифрованное сообщение, которое передается фискальным накопителем в ОФД. Благодаря ФПД в чек невозможно внести изменения.

Фискальный накопитель (ФН) – это модуль, который хранит, шифрует и передает информацию о платежах в ОФД.

Оператор фискальных данных (ОФД) – организация, которая принимает от фискального накопителя информацию, сохраняет ее, формирует и передает в ФНС. Также оператор отправляет покупателю электронные чеки.

Реестр онлайн-касс – список аккредитованных моделей ККТ с их характеристиками.

Что такое онлайн-касса и как она работает

Онлайн-касса – это машина нового образца. В неё встроен фискальный накопитель для обработки сообщений о платежах и отправки в ОФД, а затем в ФНС через интернет.

Принцип работы рассмотрим на примере:

1. Николай расплатился за печенье. Кассир вносит сведения о платеже в ККТ. Фискальный накопитель подтверждает сведения о платеже фискальным признаком, чтобы их нельзя было изменить, и отправляет в ОФД.
2. ОФД считывает сообщение, подтверждает и дает команду кассовому аппарату. Касса печатает бумажный чек. ОФД отправляет цифровой чек на e-mail Николая.
3. Обработанные сведения о платеже отправляются в ФНС 1 раз в сутки

Вся процедура, начиная с момента внесения денег и заканчивая выдачей чека, длится не больше 3 секунд.

Нужна ли вам онлайн-касса

Освобождены от установки кассовых машин следующие виды бизнеса:

• Продажа мороженого и напитков, не содержащих алкоголь, овощей или арбузов в развал, сливочных продуктов и кваса из цистерн.
• Питание учеников, чай в поездах, рынки и ярмарки без помещения.
• Аптечные и фельдшерские пункты (не аптеки), почтовые марки, продажа ценных бумаг, магазины, где доля продажи газет и журналов составляет не менее 50%, торговля церковными предметами, проездные документы в городском общественном транспорте.
• Розничная торговля в разнос, прием стеклотары, отдаленные и труднодоступные местности (список областей определяет местное руководство).

Кто перешел в 2017 году и кто должен перейти в 2018 - 2019 гг:

Порядок регистрации ККТ теперь значительно упрощен. Если раньше вам приходилось собирать документы, заполнять бланки и относить их в местное отделение налоговой, то сейчас все происходит через личный кабинет.

Порядок подключения онлайн-кассы

Регистрация ККТ происходит в онлайн-режиме и не занимает много времени. Подключение проходит в пять этапов:

Подготовка:

• Подключить компьютер к интернету.
• Купить ККТ с заводским номером и номером ФН. Старые модели касс Атол и Эвотор можно модернизировать.

Договор с ОФД:

• Зайти на сайт ОФД и установить ПО для электронной подписи. 
• Пройти регистрацию и заключить договор ОФД.

Регистрация в ФНС:

• Создать личный кабинет на сайте ФНС, заполнить и подать заявление о регистрации ККТ, получить регистрационный номер.
• Активизировать ФН в ККТ, завершить регистрацию в личном кабинете и получить карточку регистрации ККТ.

Фискализация ККТ:

• В личном кабинете ФНС вписать реквизиты отчета в карточку кассы.

Подключение к ОФД:

• Зарегистрировать кассу в личном кабинете ОФД, настроить взаимодействие ККТ с ОФД.
• Выбрать тариф и оплатить.

Проверьте правильность регистрации – создайте тестовый чек. Если в личном кабинете появится информация о нем, значит можно начинать работать. 

Что должно быть в чеке

Количество реквизитов в квитанции увеличилось с 7 до 24.

Фамилия продавца не пишется, если продажа прошла через интернет-магазин.

Если клиенту нужна электронная копия квитанции, то есть несколько вариантов отправки чека:

• На электронный адрес.
• Ссылкой в смс на мобильный номер.
• С помощью QR-кода на мобильном приложении ФНС.

Почту, номер мобильного или код нужно внести в онлайн-ККТ при оплате товара.

Теперь рассмотрим правила оформления отчетов об открытии и закрытии смены.

Отчет об открытии и закрытии смены

Отчет об открытии смены содержит 11 обязательных позиций для всех видов кассовой документации.

Отчет о закрытии помимо обязательных реквизитов содержит еще 4 позиции.

Если квитанция оформлена неправильно, вам выпишут штраф. Если нарушение повторится – лишат права на торговлю.

Штрафы и санкции

За нарушение 54-ФЗ вам грозят денежные штрафы и приостановка деятельности от 2 дней до 3 месяцев.

Будьте внимательны с электронными квитанциями, к вам обязательно рано или поздно придет тайный покупатель от ФНС.

Лишение права на торговлю грозит тем, кто неоднократно нарушал правила работы с кассовой машиной.

Бывают случаи, когда аппарат сломался, или произошел сбой. Разберем подробно что делать в таких случаях и как избежать санкций.

Что делать, если касса не работает

В 54-ФЗ прописан алгоритм действий в случаях сбоя аппаратуры:

Отключили свет – в случае невозможности работы от АКБ принимать платежи нельзя, придется приостановить торговлю. 

Отключили интернет – за месяц нужно восстановить доступ к сети, иначе касса будет блокирована. 30 дней устройство будет работать в автономном режиме, то есть закрывать точку не надо. Как только сеть появится, накопитель отправит информацию о платежах в налоговую.

Случилась поломка – необходимо передать ККТ в центр технического обслуживания для диагностики и ремонта. 

Не всегда сбой виден сразу, поэтому лучше контролировать работу устройства в онлайн-режиме.

Способы контроля работы онлайн-кассы

Есть два варианта контроля работы ККТ: через личный кабинет ФНС или ОФД.

• Личный кабинет ОФД – вкладка «проверить чек».
• На сайте ФНС – установить на телефон приложение Play Маркет или Apple Store и в личном кабинете выбрать строку «Проверить чек». Через телефон сканировать Qr-код на чеке, либо ввести вручную данные с квитка. Дисплей покажет информацию прошла квитанция фискализацию или нет. Там же можно распечатать цифровой квиток. 

Если чек не прошел фискализацию, значит в ККТ есть неисправность. Клиент напишет жалобу в ФНС и вам выпишут штраф или запретят работать от 2 – 30 дней.

Мы узнали что такое онлайн-касса, как она работает и что бывает, если не соблюдать закон. Теперь посмотрим какой аппарат выбрать для вашего бизнеса.

Какую кассу выбрать: виды

Виды ККТ можно разделить на три группы: 

• Фискальные регистраторы. 
• Автономные аппараты. 
• POS-терминалы.

Фискальные регистраторы – предназначены для офисов. Они не имеют дисплея, памяти и процессора, поэтому работают только через компьютер. Предназначены только для печати квитанций. Например, кассовые аппараты АТОЛ – 55Ф, 11Ф, 30Ф, FPrint-22ПТК, 50Ф, 25Ф, 60Ф.

Автономные аппараты – машины со встроенным блоком питания, памятью и принтером. Работают без привязки к ПК. Пример автономной ККТ – АТОЛ 90Ф.

Переносной девайс, подходит для курьерской службы или такси.

POS-терминалы – это ККТ, которые работают без ПК и имеют более мощный процессор и систему распознавания магнитных карт. Предназначены для кафе, ресторанов, небольших магазинов.

Нововведения созданы, чтобы упростить работу вам и ФНС. Соблюдайте все пункты закона и вам не придется решать проблемы с налоговой.