Порядок работы с онлайн-кассой

Порядок работы с онлайн-кассой прописан в Федеральном законе № 54-ФЗ. Рассмотрим типовые правила и разберем стандарты оформления фискальных документов.

Подготовка к работе

Кассиру необходимо ознакомиться с условиями пользования техникой, расписаться в журнале и заключить договор о материальной ответственности.

Потом сотруднику нужно выдать следующие инструменты:

• ключи от ККТ, привода и денежного ящика; 
• разменные деньги;
• кассовую ленту.

Прием и сдача разменных денег отражается в книге учета (форма № КО-5). Чек выбивать не надо.

Как работать с онлайн-кассой

Пошаговый алгоритм действий кассира зависит от конкретной модели техники, он прописан в инструкции к аппарату. Мы рассмотрим общие правила пользования, которые подходят к любой машине.

Сначала формируется отчет об открытии смены. Информация автоматически отправляется оператору фискальных данных (ОФД). После подтверждения можно приступать к расчету с клиентами.

Как вести расчет с покупателями

Порядок расчета с покупателями прописан в ФЗ № 54-ФЗ:

• озвучить сумму покупки;
• принять оплату, пересчитать, сказать сумму;
• Провести платеж через ККТ;
• Выдать сдачу, чек и бланк строгой отчетности (БСО).

С 01.07.2018 г. БСО нужно формировать только через онлайн-кассу

Клиент может запросить квиток в бумажном или электронном вариантах. Чтобы отправить электронную копию квитанции, необходимо передать ОФД контакты покупателя (см.инструкцию к кассовому аппарату). Информация будет отправлена на e-mail, либо в виде ссылки на мобильный номер. Клиент может предоставить QR-код на мобильном приложении ФНС.

Рядовые ситуации

Рассмотрим рабочие моменты с ККТ:

• квитанция с ошибкой – исправить с помощью «коррекции»;
• внесена предоплата – выдается квиток с реквизитом «аванс», после полного расчета – «зачет аванса»; 
• Возврат – проходит через функцию «Возврат прихода».
• Отключили интернет – пробивать квитанции нужно, но отправлять в ОФД нельзя. Сеть надо восстановить в течение 30 дней, иначе кассу заблокируют;
• Нет света – работать запрещено до устранения неполадок.

Инкассация и закрытие смены

Выписка о состоянии счетчиков (Z) уже не нужна, вместо нее делается отчет о закрытии смены. Кассовая техника перестает печатать чеки через 24 часа, поэтому сформировать отчетность необходимо раньше.

Вести журнал и справку отчета не обязательно, вся информация есть в последнем документе.

Когда сотрудник сдаст выручку, технику надо отключить от сети и закрыть крышкой. Ключи от ККТ хранятся под расписку у руководителя организации.